Isabella Anjani: Tugas 2. Semester 2

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

Question :

Definisi Mail Merge ?
Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
Manfaat Database ?
Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
Jelaskan, apakah PDF itu ?
Apa kepanjangan PDF itu ?
Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?

Answer :

1. -Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

-Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .

-Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .

-Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

3. Basis data(bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

-Perangkat Untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”.

DBMS terdiri dari dua komponen, yaitu Relational Database Management System (RDBMS) dan Overview of Database Management System (ODBMS). RDBMS meliputi Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine, Relational Engine, dan Storage Engine. Sedangkan ODBMS meliputi Language Drivers, Query Engine, Transaction Engine, dan Storage Engine.

-Tipe Database

Terdapat 12 tipe database, antara lain Operational database, Analytical database, Data warehouse, Distributed database, End-user database, External database, Hypermedia databases on the web, Navigational database, In-memory databases, Document-oriented databases, Real-time databases, dan Relational Database.

1. Operational database

2. Analytical database

3. Data warehouse

4. Distributed database

5. End-user database

6. External database

7. Hypermedia databases on the web

8. Navigational database

9. In-memory databases

10. Document-oriented databases

11. Real-time databases

12. Relational Database

4.Manfaat Database

Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:

a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.

b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.

c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.

d. Mengurangi adanya data ganda.

e. Data terpusat dan mudah dikelola.

5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:

       SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
       MS Access, dibuat oleh Microsoft.
       Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
       MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
       Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
       PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
       DB2, dibuat oleh IBM.
       Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.

6.Berikut adalah penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini.Langkah 1
Dengan OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).

Klik disini untuk download dokumen utamanya.

Langkah 2
Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas.

Selanjutnya, silahkan Anda buat sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data Anda dengan nama sumber.ods.
Klik disini untuk download file: sumber.ods

Keterangan:
1.Untuk menentukan jumlah, blok dulu ketiga sel C2 sampai dengan E2, setelah itu klik tanda sigma. Atau gunakan rumus=SUM(C2:E2). Untuk jumlah di bawahnya tinggal double click pada sel F2.
2.Keterangan ditentukan dengan rumus: jika Jumlah > 230 maka peserta yang bersangkutan dinyatakan Lulus.
Untuk rumus di G2, gunakan rumus berikut ini.
=IF(F2>230;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)

Langkah 3
Selanjutnya, kembali dokumen utama di OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.

Langkah 4
Kemudian pilih Other external data source.
Langkah 5
Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.

Langkah 6
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.

Langkah 7
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.

Langkah 8
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.

Langkah 9
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.

Langkah 10
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.

Langkah 11
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.

Langkah 12

Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.

7.Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Selanjutnya kita akan memilih data source.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
Tips:
Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.

Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar
Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:

All untuk mencetak semua surat.

Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

8.

9. Karena Main Document atau file pertama dalam Mail Merge berisi surat yang akan dikirim sehingga harus terlebih dahulu dibuat.Sedangkan file kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.

10. -Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
        -Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge
1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,
2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,
3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan langkah-langkah berikut.
Klik Maillings

Klik tombol Start Mail Merge

Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge
Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :
1)        Buka dokumen word dengan klik tombol Select Recepients
2)        Kemudian akan muncul layar seperti dibawah ini!
3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim. Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!
4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.
5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.
3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source
1)      Buka dokumen surat mail merge (Surat Undangan).
2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.
3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.
4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.
5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.
4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat
1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.
2)      Klik tab Mailings
3)      Klik tombol Insert Merge Field
4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.
1)      Klik tab Mailings
2)      Klik tombol Preview Results
3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

mail merge ms 2007
5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1)      Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

All untuk mencetak semua surat.

Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

11. Bisa saja,hanya saja kita harus mengikuti prosedur - prosedur tersebut dengan urutan yang sudah ditentukan.Langkah-langkah membuat mail mergeadalah sebagai berikut:
1. Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel.
2. Tahap II Membuat dokumen master surat di Word. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup.
3.Tahap III menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

12.Tidak bisa, kita harus mengikuti Langkah-langkah membuat mail merge secara benar dan urut.Langkah-langkah membuat mail mergeadalah sebagai berikut:
1. Tahap I Membuat Data Source Buat data source di Excel.
2. Tahap II Membuat dokumen master surat di Word. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat. Dokumen ini jangan ditutup.
3.Tahap III menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

13.